Tarkastuslautakunta
Pöytäkirja 31.01.2023/Pykälä 6

KH 25.10.2022 § 343 

Valmistelija Hallintojohtaja Seija Turpeinen, puh. 0400 949 620 sekä kaupunginjohtaja Tomi Timonen, puh. 050 454 8230.

Valtuusto on 20.6.2022 § 44 merkinnyt tarkastuslautakunnan arviointikertomuksen vuodelta 2021 tietoonsa saatetuksi ja päättänyt, että antaa kaupunginhallitukselle valmisteltavaksi tarkastuslautakunnan arviointikertomuksesta suosittamat havainnot lokakuun loppuun mennessä.

Tarkastuslautakunnan arvio edellisten arviointikertomusten suositusten toteutumisesta:

-          Tarkastuslautakunta on jo 2016 vuoden arviointikertomuksessa suosittanut selvittämään Hirsikampuksen tilojen käyttö- ja vuokrausmahdollisuuden kouluajan ulkopuolella. Tämä sisältää hinnaston ja käyttöehtojen laatimisen, yhteyshenkilön nimeämisen, tilojen saatavuuden ja varausmahdollisuuden sekä mahdolliset oheispalvelut. Tarkastuslautakunta pyytää selvitystä, miten Hirsikampuksen käyttö koulun ulkopuolisten järjestämiin tilaisuuksiin on toteutunut. Asiaan on kiinnitetty huomiota useana vuonna, mutta tilanne ei ole selkiytynyt. Iltaisin ja viikonloppuisin varauskäytännön tulee olla "yhdenluukun periaatteella" toimiva, josta vastaa esimerkiksi asiakaspalvelu.

Tarkastuslautakunnan huomiot:

-          Tarkastuslautakunnalla ei ole käytössään sopeuttamisohjelman kokonaistoteumaa vuodelta 2021.Tilinpäätösasiakirjan mukaan sopeuttamisohjelman tavoitteet eivät ole kaikilta osin toteutuneet.

-          Tarkastuslautakunta kiinnittää huomiota kehittämisrahaston runsaaseen käyttöön alijäämien kattamisessa (noin 400 000 €) alkuperäisestä käyttötarkoituksesta poiketen.

-          Tarkastuslautakunta kaipaa edelleen hieman laajempia sanallisia selvityksiä yli- ja alijäämistä talousarvioon nähden.

-          Viranhaltijoiden ja luottamushenkilöiden vastauksissa tiedusteluihin, viesteihin ja puheluihin on edelleen parannettavaa.

  Lisäksi tarkastuslautakunta esittää tulevaisuuden näkymistä seuraavaa:

-          Kaupungin välttämättömät kiinteistöinvestoinnit ovat valmistuneet. Peruspalveluiden toimintaympäristöt ovat toimivat ja ajanmukaiset. Jatkossa voidaan keskittyä toimintojen kehittämiseen.

-          Ylijäämää on kaupungin taseessa vain 2,8 milj. euroa, hyvinvointialueeseen siirtyminen ja monet globaalit epävarmuustekijät vaikeuttavat talouden suunnittelua. Talouden tasapainottamisohjelman merkityksen ja seurannan tärkeys korostuvat entisestään. Investointeja pitää harkita tarkoin tai siirtää taloudellisesti parempaan ajankohtaan.

-          Hyvät tietoliikenneyhteydet tukevat monipaikkaisuutta koko kaupungin alueella. Asumisen markkinointia tulisi tehostaa etenkin Pudasjärvellä työssä kävijöille ja vapaa-ajanasukkaille. Tyhjillään olevien asuntojen ja saatavilla olevien tonttien kartoittaminen, myös taajaman ulkopuolella, mahdollistaa kokonaiskuvan asumismahdollisuuksista paikkakunnalle muuttaville.

Kaupunginjohtajan esitys Kaupunginhallitus merkitsee tarkastuslautakunnan arviointikertomuksen tiedoksi ja esittää lautakunnan suositusten valmistelusta kaupunginvaltuustolle:
- Hirsikampuksen käyttö kouluajan ulkopuolella: Vuonna 2019 Hirsikampukselle tehtiin käyttösäännöt ja vuokrausmahdollisuus ulkopuolisille toimijoille. Neuvotteluissa olivat mukana Pudasjärven kaupungin kiinteistöpäällikkö, hyvinvointi- ja sivistysjohtaja, palvelusuunnittelija, Hirsikampuksen rehtori ja YIT:n edustaja. Sovittiin, että ulkopuolisille voidaan vuokrata D-osan luokkatiloista iltaisin vapaana olevat tilat sekä neuvottelutila B213, jonka varaus varmistettava erikseen rehtorilta. Päivisin tilat ovat koululaisten käytössä, mutta ma-to 16-21 tiloja voidaan antaa muiden käyttöön silloin, kun Kansalaisopiston iltavalvoja on tiloissa aikavälillä syyskuu-huhtikuu. Tilat varataan klo 8-16 puhelimella numerosta puh 050 467 2750 (vahtimestari). Puhelussa sovitaan pelisäännöt: saapumisaika, kulkeminen kiinteistössä sekä mahdollisesta avainkuittauksesta yms. käyttöohjeistuksesta. Käyttö on maksutonta Pudasjärvellä toimintaa harjoittaville rekisteröityneille yhdistyksille.
Koronapandemian vuoksi valtion viranomaisten ja terveysviranomaisten taholta on annettu koronarajoituksia julkisten tilojen käytölle. Tästä syystä Hirsikampuksen tiloja ei ole annettu ulkopuoliseen käyttöön maaliskuu 2020 - huhtikuu 2022 välisenä aikana.
- Talouden tasapainotusohjelman toteutuminen esitellään valtuustolle talousarviokäsittelyn yhteydessä.
- Kehittämisrahaston käyttöä hallinnoi kaupunginhallitus ja kehittämisrahastoa käytetään rahaston sääntöjen mukaiseen toimintaan. Kehittämisrahastoa ei käytetä alijäämien kattamiseen.Talousarviossa on viime vuosina varauduttu 400 000 euron vuosittaiseen kehittämisrahaston käyttöön. Rahastoa käytetään vuosittain kaupunginhallituksen päätösten mukaisesti rahaston sääntöjen mukaisiin sellaisiin talousarviovuoden aikana ilmenneisiin uusiin kustannustarpeisiin, kuten hankkeisiin, joihin ei ole varattu määrärahaa talousarviossa.
- Toiminta-alueet pyrkivät kirjoittamaan laajemmat sanalliset selvitykset talousarvion poikkeamiin.
- Viranhaltijoiden on syytä kiinnittää huomioita tarkastuslautakunnan huomioon vastaaamisessa tiedusteluihin, viesteihin ja puheluihin

Päätös Kaupunginhallitus hyväksyi esityksen yksimielisesti ja yhtyy tarkastuslautakunnan huoleen Hirsikampuksen tilojen vuokrauksen kehittämisestä kouluajan ulkopuolella.

VALT 10.11.2022 § 74 

Kaupunginhallituksen esitys

 Kaupunginhallitus esittää tarkastuslautakunnan suositusten valmistelusta kaupunginvaltuustolle:
- Hirsikampuksen käyttö kouluajan ulkopuolella: Vuonna 2019 Hirsikampukselle tehtiin käyttösäännöt ja vuokrausmahdollisuus ulkopuolisille toimijoille. Neuvotteluissa olivat mukana Pudasjärven kaupungin kiinteistöpäällikkö, hyvinvointi- ja sivistysjohtaja, palvelusuunnittelija, Hirsikampuksen rehtori ja YIT:n edustaja. Sovittiin, että ulkopuolisille voidaan vuokrata D-osan luokkatiloista iltaisin vapaana olevat tilat sekä neuvottelutila B213, jonka varaus varmistettava erikseen rehtorilta. Päivisin tilat ovat koululaisten käytössä, mutta ma-to 16-21 tiloja voidaan antaa muiden käyttöön silloin, kun Kansalaisopiston iltavalvoja on tiloissa aikavälillä syyskuu-huhtikuu. Tilat varataan klo 8-16 puhelimella numerosta puh 050 467 2750 (vahtimestari). Puhelussa sovitaan pelisäännöt: saapumisaika, kulkeminen kiinteistössä sekä mahdollisesta avainkuittauksesta yms. käyttöohjeistuksesta. Käyttö on maksutonta Pudasjärvellä toimintaa harjoittaville rekisteröityneille yhdistyksille.
Koronapandemian vuoksi valtion viranomaisten ja terveysviranomaisten taholta on annettu koronarajoituksia julkisten tilojen käytölle. Tästä syystä Hirsikampuksen tiloja ei ole annettu ulkopuoliseen käyttöön maaliskuu 2020 - huhtikuu 2022 välisenä aikana.
- Talouden tasapainotusohjelman toteutuminen esitellään valtuustolle talousarviokäsittelyn yhteydessä.
- Kehittämisrahaston käyttöä hallinnoi kaupunginhallitus ja kehittämisrahastoa käytetään rahaston sääntöjen mukaiseen toimintaan. Kehittämisrahastoa ei käytetä alijäämien kattamiseen.Talousarviossa on viime vuosina varauduttu 400 000 euron vuosittaiseen kehittämisrahaston käyttöön. Rahastoa käytetään vuosittain kaupunginhallituksen päätösten mukaisesti rahaston sääntöjen mukaisiin sellaisiin talousarviovuoden aikana ilmenneisiin uusiin kustannustarpeisiin, kuten hankkeisiin, joihin ei ole varattu määrärahaa talousarviossa.
- Toiminta-alueet pyrkivät kirjoittamaan laajemmat sanalliset selvitykset talousarvion poikkeamiin.
- Viranhaltijoiden on syytä kiinnittää huomioita tarkastuslautakunnan huomioon vastaaamisessa tiedusteluihin, viesteihin ja puheluihin

Päätös Valtuusto hyväksyi esityksen yksimielisesti.

TARKAS 31.01.2023 § 6  

779/00.03.00/2022  

Puheenjohtajan esitys Tarkastuslautakunta keskustelee arviointikertomuksen 2021 vastauksista ja merkitsee ne tietoonsa saatetuksi.

Päätös Lautakunta keskusteli vastauksista ja merkitsi ne tietoonsa saatetuksi.