Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 22.08.2023/Pykälä 292

KH 27.06.2023 § 248 

Pudasjärven kaupungin tiestön ja yksityisteiden talvihoitourakka, alue 1 Kurenalus

Valmistelija Tekninen johtaja Janne Karhu, 040 544 3219

Tekniset ja ympäristöpalvelut on kilpailuttanut Pudasjärven tiestön talvihoidon kunnossapitourakat aikavälille 1.10.2023-30.9.2026 avoimena EU-kynnysarvon ylittävänä hankintana. Urakoita on mahdollista jatkaa kahdella vuoden mittaisella optiolla.

Tienpidon urakka on jaettu 6 urakka-alueeseen ja tarjoaja on voinut tarjota yhtä tai useampaa osaa. Urakoiden urakkamuoto ja suoritusvastuun laajuus jakautuu kahteen pääosaan, taajama-alueen urakat ja yksityistieurakat. Tarjoukset käsitellään urakka-alue kohtaisesti.

1 Taajama-alue Kurenalus, kokonaishinta + yksikköhintaurakka

2 Taajama-alue Syöte, kokonaishinta + yksikköhintaurakka

3 Yksityistiet kaakko, yksikköhintaurakka

4 Yksityistiet pohjoinen, yksikköhintaurakka

5 Yksityistiet länsi, yksikköhintaurakka

6 Yksityistiet kaakko, yksikköhintaurakka

Urakka-alueisiin 1 ja 2 lukeutuu kaupungin kadut, kevyenliikenteenväylät sekä yksityistiekäytäntöjen mukaisesti avustuskelpoiset, kunnossapidon piiriin hyväksytyt yksityistiet.

Urakka-alueisiin 3-6 lukeutuu pelkästään yksityisteitä.

Tarjouspyyntö julkaistiin HILMA-hankintakanavassa sekä EU:n virallisessa hankintajulkaisussa 12.5.2023 - 14.6.2023. Tarjouspyyntöaineisto oli luettavissa Cloudia hankintajärjestelmässä.

Kilpailutuksen perusteella Pudasjärven tienhoidon kokonaiskustannukset nousevat merkittävästi aikasempaan verrattuna. Kustannusten nousua selittää edellisen yhteisalueurakan määrähyödyn poistuminen, kustannustason yleinen nousu sekä toiminta-alueiden pirstaleisuus ja siirtoajojen määrä suhteessa työmäärään.

Tarjousten mukainen, teiden kunnossapidon hoitokustannuksen nousu johtaa talousarviovuoden 2023 sekä taloussuunnitelmavuosien määrärahavarausten ylittymiseen.

Taajama-alue Kurenalus, urakka-alueeseen 1 sisältyy:

-          Katu, kunnossapitoluokka T1b 7,23km

-          Katu, kunnossapitoluokka II 9,05km

-          Katu, kunnossapitoluokka III 29,12km

-          KLV, kunnossapitoluokka K1, 8,01km

-          KLV, kunnossapitoluokka K1, 13,73km

-          Yksityisteitä, erikseen määritetty taso 10.67

Katujen ja kevyenliikenteenväylien kunnossapidon maksuperuste on tiemäärään sidottu kiinteä kokonaishinta. Yksityisteiden osalta sovelletaan työlajikohtaista yksikköhinnoittelua, jota maksetaan toteutuneiden hoitomäärien mukaan.

Tarjousajan puitteissa urakka-alueesta 1 jätettiin 4 tarjousta.

(TYL)=työyhteenliittymä

Hyväksyttävistä tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin,

hinnaltaan halvin tarjous.

Mahdollisissa harkinnanvaraisissa kunnossapidon piiriin otettavissa yksityisteissä sovelletaan tarjouksessa annettua yksityisteiden kunnossapidon yksikköhintaa.

Tarjouksissaan urakoitsijat ovat jättäneet myös tilaajan sitoamattomina ilmoittamiin määräarvioihin perustuvia yksikköhintoja erikseen tilattavista työsuoritteista. Työsuoritteita tilataan urakan aikana tarpeen mukaan erillisillä toimeksiannoilla.

Tarjousaineisto on esitetty luottamushenkilöille asialistan oheismateriaalina.

Kaupunginjohtajan esitys Kaupunginhallitus päättää valita Pudasjärven tiestön urakka-alueen 1 kunnossapitourakoitsijaksi työyhteenliittymä Kokkopeat Oy:n ja hyväksyä kokonaistaloudellisesti edullisimman, vertailuhinnaltaan halvimman tarjouksen 1 223 561,1€ (alv.0%) sopimuskaudelle 1.10.2023-30.9.2026.

Päätös Hyväksyttiin esityksen mukaisesti.

Vesa Riekki ilmoitti esteellisyytensä (intressijäävi) ja poistui asian käsittelyn ajaksi. Puheenjohtajana asian käsittelyn ajan toimi 1. vpj Anni-Inkeri Törmänen.

Asiaa esitteli tekninen johtaja Janne Karhu.

Jakelu Tarjouksen jättäneet

KH 08.08.2023 § 279 

Hankintaoikaisuvaatimuksen käsittely

Valmistelija Tekninen johtaja Janne Karhu, 040 544 3219

Hankintapäätöksestä on saapunut hankintaoikaisuvaatimus 10.7.2023.

Vaatimuksena on pyyntö käsitellä asia uudelleen, jotta kaikkia tarjouksen jättäneitä yrityksiä kohdeltaisiin tasapuolisesti.

Perustelut ovat tiivistetysti seuraavat:

-          valittu tarjoaja ei ole tarjousta jättäessään toimittanut kaikkia vaadittuja asiakirjoja

-          valitun yrityksen taloustilanne

-          tarjoajalta toisaalla irtisanottu tarjous

 Hankintaoikaisuvaatimus on toimitettu kaupunginhallituksen jäsenille.

Hankintayksikkön tarjouspyynnöissä edellytetyt taloudellista soveltuvuutta koskevat vaatimukset ja tilaajavastuulain mukaiset velvoitteet (ovat

hyväksymis- hylkäämisperusteita) voidaan osoittaa myös Rakentamisen Laatu RY:n pätevyystodistuksilla ja /tai Luotettava kumppani Vastuu Group yritysraportilla, mutta vain niiltä osin kun tiedot käyvät niistä ilmi. Yritysraporteista mahdollisesti puuttuvat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot on yrityksen osoitettava erillisilla ajantasaisilla todistuksilla.

Yrityksen liikevaihto- ja omavaraisuusastevaatimukset voidaan osoittaa täyttyviksi myös yrityksen ulkopuolisen tahon laatimilla tilinpäätösanalyyseillä, mikäli niistä käyvät vaaditut tiedot ilmi. Tarjoajan on tarjouksen yhteydessä esitettävä tilinpäätöstietonsa (lyhyt tuloslaskelma ja tase) viimeisen kahden päättyneen ja vahvistetun tilikauden osalta. Edellytetyt todistukset eivät saa olla tilinpäätöstietoja lukuun ottamatta yli 3kk vanhoja.

Mikäli tarjouksen tekee työyhteenliittymä, tulee työliittymän olla perustettu ennen tarjouksen antamista. Tarjoukseen on liitettävä selvitys työyhteenliittymän perustamisasiakirjoista, joista ilmenee mm. vastuun jakautuminen työyhteenliittymän perustajien kesken.

Toimittajalta on edellytetty riittävät taloudelliset ja tekniset edellytykset hankinnan suorittamiseen.

Tarjoajan kahden edellisen päättyneen tilikauden keskimäärinen vuotuinen liikevaihto tulee olla taajama-alueen urakoissa vähintään 500 000 euroa kahden viimeksi päättyneen tilikauden osalta sekä tarjoajan omavaraisuusaste edellisen päättyneen ja vahvistetun tilikauden osalta tulee olla vähintään 20%.

Urakoitsijalla tulee olla voimassa oleva ammatillinen vastuuvakuutus vähintään 500 000€. vastuuvakuutussummalla. Tarjoajan

tulee ennen sopimuksen laatimista tai pyydettäessä jo tätä aiemmin esittää edellä mainittujen soveltuvuusvaatimusten täyttymistä

osoittavat asiakirjat tai ilmoittaa niiden saatavuus maksuttomista tietokannoista.

Tarjouksessaan urakoitsijat ovat toimijan kelpoisuusehtoja käsittelevässä kohdassa vakuuttaneet ehtojen täyttymisen merkitsemällä kysyttävään kohtaan "kyllä" ja/tai liittäneet mukaan pyydetyt liitteet. Hankintalain mukaan hankintayksikön tulee voida luottaa tarjoajan vakuutukseen asiassa.

Tarjouksia käsiteltäessä hankintayksikkö tarkastaa tarjonneiden yritysten tilaajavastuutiedot automaattisella hakutoiminnolla Cloudia hankintajärjestelmässä.

Kyseisen työyhteenliittymän tarjouksen mukana tilajalle on toimitettu liitteenä työyhteenliittymän kahden kolmesta yrityksen tilaajavastuutodistukset sekä kalustoluettelot. Ennen selonottoneuvottelua 20.6.2023 tilaaja on pyytänyt tarjoajajalta lisäselvityksenä vastuuvakuutustodistuksen, yhden osakkaan tilaajavastuutodistuksen, sekä selvityksen työyhteenliittymien osakasyritysten liikevaihdosta.

Oikaisuvaatimuksen johdosta hankintayksikkö on pyytänyt tarjoajalta lisäselvityksiä työyhteenliittymän osakkaiden omavaraisuusasteesta. Omavaraisuusaste (%) mittaa yrityksen vakavaraisuutta, tappion sietokykyä sekä kykyä selviytyä sitoumuksista pitkällä tähtäimellä. Tunnusluvun arvo kertoo, kuinka suuri osuus yhtiön varallisuudesta on rahoitettu omalla pääomalla. Mitä korkeampi yrityksen omavaraisuusaste on, sitä vakaammalle pohjalle yrityksen liiketoiminta rakentuu.

Tilitoimiston lausunnot omaisuuden ja varallisuuden arvostuksesta toimitetaan kaupunginhallituksen jäsenille.

Oikaisuvaatimuksen tehneen viittaus työyhteenliittymän osakkaan toisaalla tapahtuneen urakointitoimeksiannon päättymiseen johtaneet seikat on selvitetty. Urakointitoimeksiannon päättymisen syyt ovat perustuneet tilaajan asettamiin teknisiin- ja toiminnallisiin hankintaehtoihin, jotka eivät ole liittyneet urakoitsijan taloustilanteeseen tai toiminnan laatuun.

Asiaa on valmisteltu edelleen kokouskäsittelyyn saakka, minkä johdosta, kokouskäsittely mukaan lukien, kaupunginjohtajan jäljempänä esitetty muutettu esitys on muuttunut.

Kaupunginjohtajan esitys Kaupunginhallitus hylkää hankintaoikaisuvaatimuksen. Perustelut: Tarjouksen liitteiden ja pyydettyjen lisätietojen perusteella voidaan todeta että tarjoupyynnön kelpoisuusehdot täyttyvät eikä ole tunnistettu asioita joilla olisi hankintalain tai tilaajan vaatimusten perusteella vaikutusta kilpailutuksen lopputulokseen.

Kokouskäsittely

Keskustelun kuluessa Marko Koivula esitti, että tarjous, joka on ollut täydellinen hyväksytään. Esitystä ei kannatettu.

Kaupunginjohtajan muutettu esitys

 Kaupunginhallitus päättää

1) hyväksyä oikaisuvaatimuksen, sillä vaatimus valitun tarjoajan omavaraisuusasteesta (20 %) edellisen päättyneen ja vahvistetun tilikauden osalta ei saatujen lisäselvitysten perusteella täyty. Muiden oikaisuvaatimuksessa esille tuotujen asioiden arviointi ei ole tarpeellista.;

 2) poistaa päätöksensä 27.6.2023 § 248; ja

3) että Pudasjärven kaupungin tiestön ja yksityisteiden talvihoitourakka, alue 1 Kurenalus, hankintaprosessissa suoritetaan tarjoajien ja tarjousten kelpoisuuden arviointi sekä tarjousvertailu, minkä jälkeen asia tuodaan kaupunginhallituksen päätettäväksi.

 Sovellettavat säädökset: hankintalaki 79-81, 83, 85, 92 §.

Päätös Kaupunginjohtajan muutettu esitys hyväksyttiin.

Vesa Riekki ilmoitti esteellisyytensä (intressijäävi) ja poistui asian käsittelyn ajaksi. Puheenjohtajana asian käsittelyn ajan toimi 1. vpj Anni-Inkeri Törmänen.

Asiaa esitteli tekninen johtaja Janne Karhu.

Marko Koivula jätti päätökseen eriävän mielipiteen (liite 3).

Tämän asian jälkeen pidettiin kokoustauko klo 17.04-17.15.


Pöytäkirjanpitäjän lisäys: Kokouksen jälkeen havaittiin, että vaikka hankintaoikaisuvaatimuksessa esitettyihin asioihin liittyen valitulta tarjoajalta on pyydetty lisäselvityksiä, sille oli olisi tullut varata nimenomainen mahdollisuus tulla kuulluksi hallintolain (434/2003) 34 §:n mukaisesti ennen hankintaoikaisupäätöksen tekemistä, tässä tapauksessa hankintapäätöksen poistamista. Menettelyvirheestä johtuen hankintapäätöksen poistaminen on käsiteltävä uudelleen hallintolain 50 §:n
tarkoittamana asiavirheen korjaamisena mahdollinen kuulemiseen annettu vastaus huomioiden. Asia käsitellään seuraavassa kaupunginhallituksen kokouksessa.

Jakelu Hankintaoikaisuvaatimuksen tekijä
Tarjouksen jättäneet

KH 22.08.2023 § 292  

2059/02.08.00/2023  

Virheen korjaaminen / Hankintaoikaisuvaatimus / Pudasjärven kaupungin tiestön ja yksityisteiden talvihoitourakka, alue 1 Kurenalus
 

Valmistelija Hallintojohtaja Henri Pätsi, p. 0401595715 ja tekninen johtaja Janne Karhu

Vaikka hankintaoikaisuvaatimuksessa esitettyihin asioihin liittyen valitulta tarjoajalta on pyydetty lisäselvityksiä, sille oli olisi tullut varata nimenomainen mahdollisuus tulla kuulluksi hallintolain (434/2003) 34 §:n mukaisesti ennen hankintaoikaisupäätöksen tekemistä, tässä tapauksessa hankintapäätöksen poistamista.

Menettelyvirheestä johtuen hankintapäätöksen poistaminen on käsiteltävä uudelleen hallintolain 50 §:n tarkoittamana asiavirheen korjaamisena mahdollinen kuulemiseen annettu vastaus huomioiden.

Kuulemisaika päättyy esityslistan julkaisemisen jälkeen.

Esittelyä täydennetään kokouksessa.

 

Kaupunginjohtajan esitys Kaupunginhallitus päättää:

1) poistaa päätöksensä 8.8.2023 § 279 hallintolain 50 §:n mukaisesti, koska asian käsittelyssä on tapahtunut menettelyvirhe;
2) käsittelee hankintaoikaisuvaatimuksen uudelleen

 Vesa Riekki ilmoitti esteellisyytensä (intressijäävi) ja poistui asian käsittelyn               ajaksi. Puheenjohtajana asian käsittelyn ajan toimi 1. vpj Anni-Inkeri               Törmänen.

Kaupunginjohtajan muutettu esitys

Kaupunginhallitus päättää:

1) poistaa päätöksensä 8.8.2023 § 279 hallintolain 50 §:n mukaisesti, koska asian käsittelyssä on tapahtunut menettelyvirhe;

2) käsitellä hankintaoikaisuvaatimuksen uudelleen; käsittely: kaupunginhallitus päättää (myös kuulemiseen saatu vastaus huomioiden) hyväksyä oikaisuvaatimuksen, sillä vaatimus valitun tarjoajan omavaraisuusasteesta (20 %) edellisen päättyneen ja vahvistetun tilikauden osalta ei saatujen lisäselvitysten perusteella täyty. Muiden oikaisuvaatimuksessa esille tuotujen asioiden arviointi ei ole tarpeellista. Sovellettavat säädökset: hankintalaki 79-81, 83, 85, 92 §.;

3) poistaa päätöksensä 27.6.2023 § 248;

4) että Pudasjärven kaupungin tiestön ja yksityisteiden talvihoitourakka, alue 1 Kurenalus, hankintaprosessissa suoritetaan tarjoajien ja tarjousten kelpoisuuden arviointi sekä tarjousvertailu. Hankintapäätöskäsittely: Kokkopeat Oy ja Risto Kokko Ky (mukaan lukien työyhteenliittymät tarjoajina) hylätään ei-kelpoisina tarjoajina.  Perustelut: Tarjoajan tarjouksessa esittämästä vakuutuksesta huolimatta tarjoavan yrityksen yksin tai työyhteenliittymän osakasyritysten omavaraisuusehto ei täyty. Hankintayksikkö on tarjouksia käsitellessään käyttänyt harkintaa ja antanut tarjoajalle mahdollisuuden täydentää annettuja asiakirjoja taloudellisten kelpoisuusehtojen todentamiseksi. Täydennyspyynnöistä huolimatta vaadittuja asiakirjoja ei ole toimitettu määräajassa tai ne eivät ole olleet riittäviä. Tarjoajan jälkikäteen toimittamat taloudellista kelpoisuutta osoittavat laskelmat on laadittu jälkikäteen, eivätkä ne osoita edellisen vahvistetun tilikauden lopun tilannetta. Lisäksi tarjoaja on vastannut "Ei" tarjouslomakkeella kohdassa II A: Tarjoajaa koskevat tiedot; "Osallistuuko tarjoaja hankintamenettelyyn yhdessä muiden kanssa? Vain ryhmittymän vetäjä vastaa kysymykseen Kyllä. Jos olette saaneet pyynnön kelpoisuusselvityksen täyttämiseksi, vastatkaa kysymykseen Ei." Tämä tarkoittaa, että sekä Kokkopeat Oy:n että Risto Kokko Ky:n tarjoukset on annettu tarjouksen perusteella yksin kyseisten yritysten tarjouksina. Vaikka todettaisiin, että kyseessä on vähäinen virhe tarjouksessa, jolloin itse tarjous olisi tullut hyväksyä tarjousvertailuun, estää kelpoisuusvaatimuksen täyttymättömyys tarjoajan hyväksymisen.; ja
5) että kelpoisten tarjoajien ja tarjousten kesken suoritetun tarjousvertailun perusteella kaupunginhallitus päättää valita Pudasjärven tiestön urakka-alueen 1 kunnossapitourakoitsijaksi työyhteenliittymä JMK Infra Oy:n  kokonaistaloudellisesti edullisimman, vertailuhinnaltaan halvimman tarjouksen 1 227 921,40 € (alv.0%) sopimuskaudelle 1.10.2023-30.9.2026.
 

Päätös Kaupunginjohtajan muutettu esitys hyväksyttiin.

Tämän asian käsittelyn jälkeen pidettiin kokoustauko klo 17.50-18.05.

Asiaa esitteli tekninen johtaja Janne Karhu.

Jakelu Hankintaoikaisuvaatimuksen tekijä
Tarjouksen jättäneet