Viranomaislautakunta
Pöytäkirja 02.09.2026/Pykälä 55

VIRANOMA 02.09.2026 § 55  

886/07.01.03/2026  

Valmistelija va. johtava rakennustarkastaja Teijo Kettunen, p. 0400 384 691

Hallintojohtaja Henri Pätsi on 03.08.2026 lähettämällään sähköpostilla pyytänyt Pudasjärven viranomaislautakunnalta selvitystä rakennusvalvontaviranomaiselta tiedonhallinnasta.

Selvitys tulee antaa viranomaislautakunnan toimesta viimeistään 09.09.2026.

Tässä selvityksessä kuvataan rakennusvalvonnan tiedonhallinnan käytännön toteutus Pudasjärven kaupungissa. Selvityksen tarkoituksena on esittää, miten rakennusvalvonnassa syntyviä asiakirjoja ja tietoja käsitellään, tallennetaan, säilytetään ja arkistoidaan eri tietojärjestelmissä sekä miten tiedonhallinnan vastuut ja toimintatavat on järjestetty. Selvitys kattaa tiedon lupahakemuksen vireilletulosta asian käsittelyyn, päätöksentekoon, arkistointiin ja pitkäaikaissäilytykseen saakka.

Rakennusvalvonnan keskeisinä tietojärjestelminä toimivat Dynasty, Lupapiste ja Facta. Lisäksi vanhaa aineistoa on digitoitu sähköiseen muotoon ulkoiselle kovalevylle päivittäisen tiedonhallinnan ja asiakirjojen saatavuuden parantamiseksi. Tietojen käsittelyssä noudatetaan voimassa olevaa tiedonhallintaa, julkisuutta, arkistointia ja rakentamista koskevaa lainsäädäntöä sekä kaupungin omia toimintatapoja ja ohjeistuksia. Tavoitteena on varmistaa tietojen eheys, saatavuus, tietoturvallisuus sekä asianmukainen säilyttäminen koko niiden voimassaolon ajan.

Dynasty

 Dynasty on asianhallinta- ja dokumentinhallintajärjestelmä, jota käytetään kunnan virallisten asioiden, päätösten ja asiakirjojen käsittelyyn sekä arkistointiin. Järjestelmä tukee viranomaisten tiedonhallintaa koko asian elinkaaren ajan vireilletulosta päätöksentekoon ja arkistointiin saakka.

Rakennusvalvonnassa Dynastyä käytetään erityisesti virallisten asiakirjojen, päätösten ja kokousaineistojen hallintaan. Järjestelmään tallennetaan muun muassa viranhaltijapäätökset, toimielinten pöytäkirjat ja esityslistat, lausunnot ja selvitykset, saapuneet ja lähetetyt asiakirjat, sopimukset ja muut viralliset dokumentit sekä arkistoitavat asiakirjat tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Dynasty on Pudasjärven kaupungin asianhallintajärjestelmä, jota käytetään erityisesti lautakuntien, kaupunginhallituksen ja muiden toimielinten kokousasioiden valmisteluun, käsittelyyn ja arkistointiin. Järjestelmässä laaditaan esityslistat, pöytäkirjat ja päätösasiakirjat sekä hallitaan kokousprosessiin liittyviä asiakirjoja.

Rakennusvalvonnassa Dynastyä käytetään silloin, kun asia käsitellään viranomaislautakunnassa. Järjestelmään tallennetaan muun muassa esityslistat, pöytäkirjat, toimielinten päätökset, kokousliitteet, lausunnot ja valmisteluaineistot sekä muut toimielinkäsittelyyn liittyvät asiakirjat

Dynasty varmistaa, että lautakuntien käsittelemät asiat, päätökset ja pöytäkirjat säilyvät järjestelmällisesti arkistoituina ja ovat tarvittaessa helposti löydettävissä myöhempää käyttöä varten. Tämä tukee julkisuus-, tiedonhallinta- ja arkistolainsäädännön mukaista asiakirjahallintaa sekä päätöksenteon läpinäkyvyyttä.

Lupapiste

Lupapiste on rakennetun ympäristön sähköinen asiointipalvelu, jossa voi olla yhteydessä viranomaiseen sekä hoitaa rakentamiseen liittyvän lupa-asioinnin aina ennakkokyselystä hankkeen päättymiseen saakka.

Palvelu mahdollistaa hankkeeseen liittyvän asioinnin yhdeltä luukulta. Palvelu neuvoo yksityiskohtaisesti tarvittavan hakemuksen tekemisessä. Viranomainen hankkii palvelun avulla hakemukseen liittyviä lausuntoja ja suunnitteluaineistoja ja ohjaa hakemuksen tekemisessä keskustelutoiminnon avulla.

Palvelussa jätetään sähköisessä muodossa hakemukseen kuuluvat suunnitelmat ja muut liitetiedostot, hallitaan niiden eri versioita ja käydään tarvittaessa viranomaisen kanssa keskustelua niiden sisällöistä.

Lupapisteestä voi hakea esimerkiksi kunnan rakennusvalvontaviranomaisen rakentamis-, purku- maisema- poikkeamislupia sekä sijoittamiseen liittyvät luvat .

Lupapisteessä hanketta valmistelevat yhdessä kaikki siihen liittyvät osapuolet; luvan tarvitsijat, heitä edustavat ammattimaiset suunnittelijat ja konsultit, työnjohtajat ja urakoitsijat sekä eri viranomaiset.

Palvelu pitää osapuolet tietoisina asian etenemisestä, ja pääsy palveluun on mahdollista aina, kun käytössä on verkkoselain ja internet-yhteys.

Tiedon viranomaispäätöksestä saa sähköisenä palvelun kautta heti. Jos hankkeessa on luvanvaraista toimintaa päätöksen jälkeen, hoidetaan asiointi päätöksen jälkeen Lupapisteessä. Katselmusten seuranta, viranomaisen pyytämisen tietojen ja suunnitelmien toimittaminen sekä työnjohtajiin ja urakoitsijoihin liittyvä ilmoittaminen tehdään samassa Lupapiste-työtilassa kuin luvan hakeminenkin.

Lupapisteen arkisto 

Lupapisteen arkistointi tarkoittaa rakennuslupiin/rakentamislupiin ja muihin lupahankkeisiin liittyvien asiakirjojen sähköistä säilyttämistä ja hallintaa. Arkistoinnin tavoitteena on varmistaa, että asiakirjat ovat helposti löydettävissä, turvallisesti säilytettyinä ja tarvittaessa käytettävissä myös vuosien kuluttua.

Lupapisteessä arkistointi tapahtuu yleensä kahdessa vaiheessa:

1. Päätöksen jälkeen arkistoidaan hakemuksen käsittelyyn liittyneet asiakirjat sekä lupapäätös.
2. Hankkeen valmistuttua arkistoidaan rakentamisen aikaiset asiakirjat ja hankkeen käsittelyprosessiin liittyvät tiedot.

Sähköinen arkistointi tarjoaa useita etuja. Asiakirjat löytyvät nopeasti ilman arkistokäyntejä, paperiaineiston käsittely ja säilytystilan tarve vähenevät, tiedot säilyvät paremmin ja ovat käytettävissä myös etätyöskentelyssä sekä asiakirjojen haku, tarkastelu ja luovuttaminen helpottuvat.

Lupapisteen sähköinen arkistointi mahdollistaa rakennuslupien ja niiden liiteasiakirjojen turvallisen säilyttämisen sähköisessä muodossa. Asiakirjat ovat helposti ja nopeasti saatavilla, mikä tehostaa päivittäistä työskentelyä ja vähentää tarvetta käydä fyysisessä arkistossa. Lisäksi sähköinen arkistointi parantaa tiedonhallintaa ja asiakirjojen pitkäaikaista säilyttämistä.

Facta 

Facta on CGI:n kehittämä kuntien käyttämä tietojärjestelmäkokonaisuus, jolla hallitaan muun muassa rakennusvalvonnan, kaavoituksen, ympäristövalvonnan, kiinteistöjen ja väestötietojen tietoja. Järjestelmä kokoaa kunnan rekisteritiedot yhteen paikkaan ja mahdollistaa niiden tehokkaan ylläpidon ja hyödyntämisen.

 Pudasjärven kaupungin rakennusvalvonnassa Lupapiste ja Facta täydentävät toisiaan osana rakennusvalvonnan tiedonhallintaa. Lupapiste toimii ensisijaisesti sähköisenä asiointikanavana asiakkaiden, suunnittelijoiden ja viranomaisten välillä, kun taas Facta toimii rakennusvalvonnan rekisteri- ja asianhallintajärjestelmänä.

Järjestelmä tehostaa tiedon käsittelyä, parantaa tiedon saatavuutta ja tukee sähköisiä toimintatapoja sekä viranomaistyössä että asiakaspalvelussa.

Rakennusvalvonnassa Factaa käytetään esimerkiksi rakennuslupien käsittelyyn, kiinteistö- ja rakennustietojen ylläpitoon, katselmusten kirjaamiseen, päätösten ja asiakirjojen hallintaan sekä raportointiin ja tiedonhakuun

Factan etuja ovat keskitetty tiedonhallinta, nopeat haku- ja raportointiominaisuudet, paikkatieto- ja karttaominaisuudet, integraatiot muihin viranomaisjärjestelmiin, sähköisten palveluiden tuki.

Factan käytöstä luovutaan vuoden 2026 lopussa kaupungin paikkatieto ja kunterekisteripalveluiden tuottajan vaihtuessa Sitowise Louhi järjestelmään.

Ulkoiset kovalevyt

Ulkoiselle kovalevylle on skannattu kaikki rakennusluvat liitteineen sekä vanhat kartat, joihin on merkattu rakennuslupa numeroita. Tämä helpottaa merkittävästi päivittäistä työskentelyä, sillä tarvittavat asiakirjat ovat nopeasti saatavilla sähköisessä muodossa. Samalla vähennetään tarvetta käydä kaupungintalon arkistossa, mikä säästää aikaa ja tehostaa työskentelyä.

Louhi kuntarekisteri- ja paikkatieto-ohjelmisto / Lupa moduuli.

Louhi-järjestelmän suunniteltu käyttöönotto ajoittuu vuoden 2026 ja 2027 vaihteeseen. Järjestelmän käyttöön liittyvä koulutus järjestetään syksyn aikana. Louhi kuntarekisreri- ja paikkatietoalusta on kokonaisvaltainen paikkatiedolla johtamisen ratkaisu mikä koostuu useista sovellusmoduuleista.

Louhi Lupa moduuli tarjoaa työkalut lupaprosessin eri työvaiheisiin

huomioiden erilaiset lupatyypit, sisältää integraation Lupapisteen asiointipalveluun sekä Digi- ja väestöviraston VTJ-rajapintaan. Lupamoduuli mahdollistaa esimerkiksi rakennus-, ympäristö- ja maa-aineslupien käsittelyn sekä sillä voidaan hoitaa myös laskutusta, esim. rakennuslupalaskutus integroimalla sovellus kunnan

keskitettyyn laskutusjärjestelmään.

Louhen muut sovellukset ovat rakennusvalvonnan käytössä laajasti rekisteri- ja paikkatietojen hankinnassa ja kasittelyssä.

Tietojärjestelmän ongelmat

Tietojärjestelmien välisessä tiedonsiirrossa on esiintynyt ajoittain häiriöitä. Joissakin tapauksissa Factassa laaditut katselmuspöytäkirjat eivät ole siirtyneet eräajon yhteydessä Lupapisteeseen. Puute havaitaan yleensä vasta asiakirjan käyttötarpeen yhteydessä, esimerkiksi rakennushankkeeseen ryhtyvän pyytäessä katselmuspöytäkirjaa tai rakennustarkastajan käsitellessä lupaa myöhemmässä vaiheessa. Havaitut puutteet korjataan, jotta asiakirjat ovat asianmukaisesti saatavilla molemmissa järjestelmissä.

Lupapisteen eräajo 

Lupapisteen eräajo tarkoittaa järjestelmien välistä automaattista tietojen siirtoa, jonka avulla rakennuslupahankkeiden tiedot siirtyvät Lupapisteestä rakennusvalvonnan muihin tietojärjestelmiin. Eräajon tarkoituksena on vähentää manuaalista tietojen tallentamista, parantaa tiedon oikeellisuutta sekä varmistaa, että eri järjestelmissä olevat tiedot ovat ajan tasalla.

Rakennusvalvonnassa eräajon kautta voidaan siirtää esimerkiksi, lupa- ja hakemustiedot, kiinteistö- ja rakennustiedot, hakijoiden yhteystiedot, lupapäätöksiin liittyvät tiedot, hankkeen perustiedot sekä katselmus- ja rekisteritietoja järjestelmien käyttötarkoituksen mukaisesti.

Lupapisteessä käsitellyt lupa-asiat sekä niihin liittyvät tiedot siirtyvät eräajon kautta Factaan, jossa ylläpidetään rakennusvalvonnan rekistereitä ja rakennuskantaa koskevia tietoja. Lisäksi Factassa laaditut pöytäkirjat siirtyvät järjestelmäintegraation avulla Lupapisteeseen.

va. johtavan rakennustarkastajan esitys

Päätös

Jakelu