Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 13.09.2022/Pykälä 288

KH 24.05.2022 § 184 

Valmistelija Järjestöyhdyshenkilö Sinikka Mosorin, puh. 040 504 3861 ja kiinteistöpäällikkö Perttu Granlund, puh. 040 706 4723

Vanhus- ja vammaisneuvoston kannanotosta johtuen yhteisövaliokunta pyysi alun perin järjestöyhdyshenkilöä ja kiinteistöpäällikköä selvittämään kaupungintilojen osalta yhdistystoimintaan sopivat tilat.

Yhdistystoiminta nähdään yhtenä tärkeänä Pudasjärven elinvoiman tukipilarina. Yhdistystoimijoilla ei ole varoja kokoustilojen vuokraan. Tästä syystä yhteisövaliokunta on painottanut jatkovalmistelussa keskittymään siihen, millä järjestelyillä kaupungin käytössä olevia erilaisia tiloja voitaisiin ottaa maksuttomasti käyttöön rekisteröidyille yhdistyksille.

Järjestöyhdyshenkilö kutsui koolle työryhmän, jossa työskentelivät hänen lisäkseen kiinteistöpäällikkö, henkilöstöpäällikkö ja hyvinvointipäällikkö.

Selvityksessä on tuotu esille Kurenalla olevien tilojen mahdollisuudet. Esitettävät tilat ovat erilaisia keskenään ja ne sijaitsevat eri puolilla Kurenalaa. Osaan pääsee jalkaisin, osa vaatii omaa kulkuneuvoa, osa on esteettömiä ja osa ei, osassa on kahvinkeittomahdollisuus ja osassa ei. Tarjoamalla laajemman maksuttomien tilojen varausmahdollisuuden rekisteröidyt yhdistykset voivat oman tarpeensa mukaan valita tarjonnasta juuri heidän kohderyhmälleen sopivan tilan. 

Pudasjärven kaupungin tilojen osalta on oheisaineistona liite 1, jossa on tarkemmin selvitettynä yhdistystoimijoille sopivat tilat ja toimenpiteet niiden käyttöön ottamiseksi. 

Oulunkaarella vuokralla olevista tiloista Pudasjärven kaupunki ei voi määrätä niiden käytöstä.  Kiinteistöpäällikkö on kuitenkin käynyt neuvotteluja Oulunkaaren kanssa ja hän antaa kokouksessa tilannekatsauksen asiasta. Oheisaineistona liite 2 ja liite 3.

Selvitystä tehtäessä ajankohdan on todettu olevan juuri sopiva, koska eniten käytössä olevat kaupungintalon neuvottelutilat siirtyvät OSAO:n käyttöön elokuusta 2022 alkaen. Jäljelle jääville kokoustiloille tulee entistä tiiviimpää käyttöä Pudasjärven kaupungin ja Oulunkaaren kuntayhtymän (myöhemmin hyvinvointialueen) kautta.  Tilojen rajallisuudesta johtuen joiltain osin tiloja on varattu päiväsaikaan vain Pudasjärven kaupungin ja Oulunkaaren kuntayhtymän (myöhemmin hyvinvointialue) käyttöön. Isompien ja yksittäisten massatapahtumien osalta voidaan tehdä poikkeuksia kiinteistöpäällikön tai yksikön johtajan luvalla. 

Tällä muutoksella on tarkoitus tukea vapaaehtoistoiminnan toimintamahdollisuuksia. Maksuttomien tilojen on joidenkin tutkimusten mukaan todettu lisäävän vapaaehtoistoiminnan eri muotoja. Järjestöyhdyshenkilö näkee rekisteröityjen yhdistysten maksuttomien tilojen päivittämisen tärkeänä osana yhteisöllisyyttä ja osallisuutta tukevaa toimintaa.

Järjestöyhdyshenkilö on esittänyt yhteisövaliokunnalle 13.5.2022 kokouksessa seuraavaa:

1.)    Pudasjärviset rekisteröityneet yhdistykset voivat varata maksuttomia tiloja oheisaineiston liitteen 1 mukaisesti 1.8.2022 alkaen.

2.)    Perustetaan kirjanpitoon uusi kustannuspaikka Teknisen ja ympäristötoiminnan alle nimellä "Yhdistysten maksuttomat tilat". Vuonna 2022 kulut katetaan kehittämisrahastosta.

3.)    Talousarvioon varataan vuosittain rekisteröityjen yhdistysten tiloihin oma määräraha, jotta kustannuksia voidaan seurata. Tilojen käytöstä ja kustannuksista raportoidaan osavuosikatsausten ja tilinpäätöksen yhteydessä järjestöyhdyshenkilön toimesta, jotta voidaan seurata kootusti yhteisöllisyyteen ja osallisuuteen liittyvien toimenpiteiden vaikutuksista. Tämä panostus nähdään osana Pudasjärven mallin osallistavaa budjetointia.  

4.)    Tarkistetaan ensisijaisesti mitä irtaimistoa vapautuu muuttojen ja uudistusten kautta eri yksiköistä. Tiloihin tarvittavista muutoksista ja hankinnoista aiheutuvat kulut katetaan kehittämisrahastosta vuoden 2022 aikana.  Mahdolliset lisähankinnat täsmentyvät tuonnempana, kun tiloja ehditään katsastaa tarkemmin ja tehdä kalusto- ja irtainmuuttoja kiinteistöjen välillä.

Yhteisövaliokunnassa 13.5.2022 keskusteltiin, että toimenpiteitä yhdistystoimijoille sopivien tilojen käyttöön ottamiseksi voidaan jatkaa. Käyttömahdollisuudet Suojalinnan ja YIT:n hallinnoiman Hyvän Olon Keskus Pirtin tiloihin on selvitettävä. Pöytäkirjaa ei ehditty tarkistaa kaupunginhallituksen kaupunginhallituksen esityslistan julkaisuhetkelle.  Pöytäkirjaote Yhteisövaliokunnan kokouksesta 13.5. toimitetaan jälkikäteen.

Yhteisövaliokunnan kokouksen jälkeen tilat on ehditty katsastaa päällisin puolin. Joitain kalusto- ja irtainmuutoksia tarvitaan, mutta pääosin asia hoituu tilojen siistimisellä ja vanhojen käyttökelvottomien tavaroiden pois viennillä. Kalustoa voidaan siirtää vapautuvista tiloista toiseen. Myös tilakohtaiset käyttöohjeet, tilojen varauskalenterit yms. järjestelyt vaativat koordinointia ja suunnittelua, mutta tarkoitus on saada tilat käyttöön yhdistystoimijoille 1.8.2022 alkaen.

 Yhteisövaliokunnan puheenjohtaja Jorma Kouva, järjestöyhdyshenkilö Sinikka Mosorin ja kiinteistöpäällikkö Perttu Granlund esittelevät kokouksessa asiaa.

Kaupunginjohtajan esitys Kaupunginhallitus päättää hyväksyä Yhteisövaliokunnan ohjausesityksen perustuen kiinteistöpäällikön ja järjestöyhdyshenkilön selvitykseen. Toimenpiteitä yhdistystoimijoille sopivien tilojen käyttöön voidaan jatkaa. Käyttömahdollisuudet Suojanlinnan ja YIT:n hallinnoiman Hyvän Olon Keskus Pirtin tiloihin on selvitettävä.

Kaupunginjohtajan muutettu esitys

Kaupunginhallitus päättää hyväksyä Yhteisövaliokunnan ohjausesityksen perustuen kiinteistöpäällikön ja järjestöyhdyshenkilön selvitykseen. Toimenpiteitä yhdistystoimijoille sopivien tilojen käyttöön voidaan jatkaa. Käyttömahdollisuudet Suojanlinnan ja YIT:n hallinnoiman Hyvän Olon Keskus Pirtin ja Seurakuntakodin tiloihin on selvitettävä.

 Selvitystä ja sen tuloksia käsitellään kaupunginhallituksessa elokuussa 2022.

Päätös Kaupunginhallitus hyväksyi kaupunginjohtajan muutetun esityksen yksimielisesti.

 


--
Merkitään pöytäkirjaan, että palvelusuunnittelija Sinikka Mosorin ja kiinteistöpäällikkö Perttu Granlund esittelivät asiaa kokouksessa

KH 13.09.2022 § 288  

3250/02.02.00/2021  

Valmistelija  Kiinteistöpäällikkö Perttu Granlund, puh. 040 706 4723 ja

  Palvelusuunnittelija Sinikka Mosorin, puh. 040 504 3861

Jatkoselvitys yhdistystoimijoiden maksuttomista tilojen käyttömahdollisuuksista on edennyt Suojalinnan ja Hyvän Olon Keskus Pirtin osalta.

Kokonaisuudessaan yhdistysten maksuttomaan käyttöön soveltuvat tilat on määritelty liitteessä 1- "Yhdistysten tilat työryhmän kooste". Esitetyt tilat ovat yhdistysten varattavissa 3.10.2022 alkaen liitteessä esitettyjen varausaikojen ja tilakokonaisuuksien puitteissa. Varattaviin tiloihin tuotetaan tilakäyttöohjeet ja säännöt. Varausmekanismit on esitetty liitteessä tilakohtaisesti.

Yhdistysten käyttämien tilojen kulut katetaan vuodelta 2022 kaupungin kehittämisrahastosta. Kirjanpitoon perustetaan uusi kustannuspaikka tai tunniste Teknisen ja ympäristötoiminnan Tilapalvelut toimialan alle nimellä "Yhdistysten maksuttomat tilat".

Kustannusten seuraamiseksi talousarvioon varataan vuosittain vuodesta 2023 alkaen rekisteröityjen yhdistysten tiloihin oma määräraha. Tilojen käytöstä ja kustannuksista raportoidaan osavuosikatsausten ja tilinpäätöksen yhteydessä järjestöyhdyshenkilön toimesta, jotta voidaan seurata kootusti yhteisöllisyyteen ja osallisuuteen liittyvien toimenpiteiden vaikutuksista. Tämä panostus nähdään osana Pudasjärven mallin osallistavaa budjetointia.  

Kaupunginjohtajan esitys

 Kaupunginhallitus päättää hyväksyä:

1) Liitteen 1 mukaiset tilat varattavaksi yhdistystoimijoille maksutta 3.10.2022 alkaen.

2) Tilakustannukset kustannetaan yhdistystoimijoiden käyttämistä tiloista vuoden 2022 osalta kehittämisrahastosta.

3) Talousarvioon varataan vuosittain vuodesta 2023 alkaen rekisteröityjen yhdistysten tiloihin oma määräraha.

4) Kustannusten seuraamiseksi kirjanpitoon perustetaan uusi kustannuspaikka tai tunniste Teknisen ja ympäristötoiminnan Tilapalvelut toimialan alle nimellä "Yhdistysten maksuttomat tilat".

Päätös Kaupunginhallitus hyväksyi esityksen yksimielisesti.

--
Merkitään pöytäkirjaan, että kiinteistöpäällikkö Perttu Granlund esitteli asiaa kokouksessa.