Keskusvaalilautakunta
Pöytäkirja 10.10.2022/Pykälä 39

KESVAA 10.10.2022 § 39  

1184/00.01.01.01/2022  

Valmistelija Hallintosihteeri Mirja Moilanen, puh. 040 740 2550

Kuntalain 107 §: n mukaan toimielinten päätöksistä on pidettävä pöytäkirjaa.

Pudasjärven kaupungin hallintosäännön 146 §:ssä todetaan, että pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Lisäksi pykälässä todetaan, että pöytäkirja voidaan allekirjoittaa ja tarkastaa sähköisesti.

Yleisin tapa tarkastaa pöytäkirja on, että toimielin valitsee jäsenistä tai varajäsenistä kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Näiden tulee olla sellaisia, jotka ovat olleet kokouksessa saapuvilla alusta loppuun ja esteettömiä kaikissa käsiteltävissä asioissa. Toimielin voi myös päättää, että pöytäkirja tarkastetaan, joko samassa kokouksessa tai seuraavassa kokouksessa.

Pudasjärven kaupungilla on käytössä sähköinen kokouskäytäntö ja sähköisesti tapahtuva pöytäkirjan tarkastus seuraavasti:

1)      Tarkastaa pöytäkirja valitsemalla kaksi pöytäkirjantarkastajaa.

2)      Pöytäkirja tarkastetaan etänä siten, että pöytäkirja lähetetään sähköpostin liitteenä pöytäkirjan tarkastajille.

3)      Pöytäkirjantarkastajat ilmoittavat sähköisesti joko hyväksyvänsä pöytäkirjan sellaisenaan tai esittävät korjauksensa pöytäkirjaan.

4)      Pöytäkirjantarkastajien etähyväksymiset liitetään dokumentteina pöytäkirjaan ja sähköisestä etähyväksymisestä tehdään merkintä pöytäkirjan kansilehdelle.

5)      Kiireellisissä tapauksissa pöytäkirja tai yksittäinen asia voidaan tarkastaa heti kokouksessa.

Kaupungilla on käytössä sähköinen allekirjoituspalvelu Canon eSign. Tämän palvelun avulla voidaan toimielinten pöytäkirjat allekirjoittaa ja tarkastaa sähköisen palvelun kautta. Toimielinten pöytäkirjojen sähköinen allekirjoitus mahdollistaa pöytäkirjojen siirtymisen sujuvasti sähköiseen arkistoon, kun sähköinen arkisto otetaan käyttöön. Pöytäkirjoja ei tarvitse enää siinä vaiheessa tulostaa paperille.

Puheenjohtajan esitys Keskusvaalilautakunta päättää ottaa käyttöön sähköisen allekirjoituspalvelun pöytäkirjojen allekirjoittamisessa ja tarkastamisessa sekä päättää pöytäkirjojen tarkastamistavasta seuraavasti:
1) Tarkastaa pöytäkirja valitsemalla kaksi pöytäkirjantarkastajaa.
2) Pöytäkirja tarkastetaan ja allekirjoitetaan etänä sähköisen allekirjoituspalvelun kautta.
3) Kiireellisissä tapauksissa pöytäkirja tai yksittäinen asia voidaan tarkastaa heti kokouksessa.

Päätös Keskusvaalilautakunta hyväksyi esityksen yksimielisesti.