Oulunkaaren ympäristöpalvelujen neuvottelukunta
Pöytäkirja 26.01.2023/Pykälä 5

YMPNEUN 26.01.2023 § 5  

362/00.01.01.01/2022  

Valmistelija Ympäristöjohtaja Jarmo Kelloniemi, p. 040433998

Kuntalain 107 §: n mukaan toimielinten päätöksistä on pidettävä pöytäkirjaa.

Pudasjärven kaupungin hallintosäännön 146 §:ssä todetaan, että pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Lisäksi pykälässä todetaan, että pöytäkirja voidaan allekirjoittaa ja tarkastaa sähköisesti.

Yleisin tapa tarkastaa pöytäkirja on, että toimielin valitsee jäsenistä tai varajäsenistä kaksi pöytäkirjantarkastajaa. Näiden tulee olla sellaisia, jotka ovat olleet kokouksessa saapuvilla alusta loppuun ja esteettömiä kaikissa käsiteltävissä asioissa. Toimielin voi myös päättää, että pöytäkirja tarkastetaan, joko samassa kokouksessa tai seuraavassa kokouksessa.

Pudasjärven kaupungilla on käytössä sähköinen kokouskäytäntö ja sähköisesti tapahtuva pöytäkirjan tarkastus seuraavasti:

1)      Tarkastaa pöytäkirja valitsemalla kaksi pöytäkirjantarkastajaa.

2)      Pöytäkirja tarkastetaan etänä siten, että pöytäkirja lähetetään                        sähköpostin liitteenä pöytäkirjan tarkastajille.

3)      Pöytäkirjantarkastajat ilmoittavat sähköisesti joko hyväksyvänsä                pöytäkirjan sellaisenaan tai esittävät korjauksensa pöytäkirjaan.

4)      Pöytäkirjantarkastajien etähyväksymiset liitetään dokumentteina                pöytäkirjaan ja sähköisestä etähyväksymisestä tehdään merkintä                pöytäkirjan kansilehdelle.

5)      Kiireellisissä tapauksissa pöytäkirja tai yksittäinen asia voidaan                tarkastaa heti kokouksessa.

Kaupungilla on otettu käyttöön sähköinen allekirjoituspalvelu Canon eSign. Tämän palvelun avulla voidaan toimielinten pöytäkirjat allekirjoittaa ja tarkastaa sähköisen palvelun kautta. Sähköinen arkistointi ollaan ottamassa myös käyttöön maaliskuun aikana, joten toimielinten pöytäkirjojen sähköinen allekirjoitus mahdollistaa pöytäkirjojen siirtymisen sujuvasti sähköiseen arkistoon. Pöytäkirjoja ei tarvitse enää siinä vaiheessa tulostaa paperille.

Kaupunginhallitus päätti kokouksessaan 8.2.2022 ottaa sähköisen allekirjoituksen käyttöön pöytäkirjojen tarkastuksen yhteydessä.

Ympäristöjohtajan esitys Ympäristöpalvelujen neuvottelukunta päättää ottaa käyttöön sähköisen allekirjoituspalvelun pöytäkirjojen allekirjoittamisessa ja tarkastamisessa sekä päättää pöytäkirjojen tarkastamistavasta seuraavasti:                            
1)   Tarkastaa pöytäkirja valitsemalla kaksi pöytäkirjantarkastajaa.
2)   Pöytäkirja tarkastetaan ja allekirjoitetaan etänä sähköisen                     allekirjoituspalvelun kautta.
3)   Kiireellisissä tapauksissa pöytäkirja tai yksittäinen asia voidaan  tarkastaa heti kokouksessa.

Päätös Neuvottelukunta hyväksyi esityksen yksimielisesti.