Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 28.05.2024/Pykälä 173

KH 23.04.2024 § 133 

Valmistelija maankäyttöasiantuntija Jouni Piri, 0400 380 104

 tekninen johtaja Janne Karhu, 040 544 3219

Pudasjärven kaupungin tekniset ja ympäristöpalvelut on kilpailuttanut EU-kynnysarvon ylittävänä hankintana, Yksilöimättömät suunnittelu- ja konsulttipalvelut puitesopimuksen.

Tarjouspyyntö 487895 / Yksilöimättömät suunnittelu- ja konsulttipalvelut, julkaistiin 12.2.2024.

Tarjoukset pyydettiin seuraavista osa-alueista:

Kunnallistekniset palvelut

1 osa-alue, Tiesuunnittelutehtävät

2 osa-alue, Kunnallistekniikan suunnittelutehtävät (vesi ja viemäri)

Valvontapalvelut

3 osa-alue, Rakennustekniset valvontapalvelut

4 osa-alue, Sähkötekniset valvontapalvelut

5 osa-alue, LVI-tekniset valvontapalvelut

Rakennus- ja talotekniset suunnittelupalvelut

6 osa-alue, Pää- ja arkkitehtisuunnittelu

7 osa-alue, Rakennesuunnittelu

8 osa-alue, Talotekninen suunnittelu (Sähkö)

9 osa-alue, Talotekninen suunnittelu (LVI)

10 osa-alue, Talotekninen suunnittelu, automaatiosuunnittelu

11 osa-alue, Sisäilma- ja kuntotutkimukset

Maankäytön suunnittelupalvelut

12 osa-alue, Asema- ja yleiskaavoituksen suunnittelutehtävät

13 osa-alue, Maastomittauspalvelut

14 osa-alue, Pohjatutkimuspalvelut

Tarjouskilpailun avaamisen jälkeen saatiin tieto, että Pohjois-Pohjanmaan ELY-keskus on kilpailuttanut pohjatutkimustöiden ja siihen liittyvien asiantuntijapalveluiden puitesopimuksen (POPELY/471/2023). Tämä kilpailutus on käsittänyt myös alueen kunnat, mukaan lukien Pudasjärven kaupunki.

Tarjouskilpailun vaiheessa ilmoitettiin, että tehtäväalue 14. Pohjatutkimuspalvelut poistetaan tarjouspyynnöstä, eikä tähän osa-alueeseen tulleita tarjouksia käsitellä.

Tarjouskilussa valitaan enintään kolme (3) konsulttitoimistoa edellä mainittuihin eri osa-alueen tehtäviin. Valittujen konsulttiyritysten kanssa solmitaan puitesopimus. Sopimuksen perusteella tehdään hankekohtaisia toimeksiantoja, joissa noudatetaan puitesopimuksen mukaisia ehtoja.

Puitejärjestelyn toimintamalli

Toimeksiannon toteuttajaksi valitaan ensisijaisesti konsultti, joka kokonaistaloudellisessa vertailussa on ollut paras. Ellei konsulttitoimisto työtilanteen tai muun hyväksyttävän syyn takia voi ottaa toimeksiantoa vastaan, tarjotaan toimeksianto seuraavaksi valitulle konsulttitoimistolle.

Erityistilanteissa tilaaja voi tarkistaa konsulttitoimiston erityisosaamisen toimeksiantoon ja valita sen perusteella suorittavan konsultin.

Valittujen kesken voidaan järjestää myös minikilpailutus. Yli 60 000 euron hankinnoissa noudatetaan tarjouskilpailun mukaista etuisuusjärjestystä tai järjestetään minikilpailutus kaikkien valittujen toimittajien kesken.

Puitejärjestelyn osa-alueiden toimittajilta voidaan ostaa alle 60.000 euron hankinnat suorahankintana tai tapauskohtaisesti kilpailuttaa tarvitsema palvelu minikilpailulla. Tarjouspyynnön valintaperusteena voi olla hinnan lisäksi hankintaan sopivia laatukriteereitä.

Sopimusehtoina käytetään konsulttitoiminnan yleisiä sopimusehtoja KSE 2013.

Mikäli yleisessä hintatasossa tapahtuu muutoksia, on palveluntuottajalla oikeus ehdottaa hinnanmuutosta. Hintojen tarkistus sidotaan Tilastonkeskuksen ylläpitämään 71.12 Tekniset palvelut ja konsulttipalvelut (Palvelut yrityksille ja julkiselle sektorille).

Hinnat ovat kuitenkin kiinteänä voimassa kaksitoista (12) kuukautta sopimuksen voimaanastumisesta lukien.

Muut ehdot on kuvattu tarjouspyynnön liitteenä olleessa puitesopimusluonnoksessa.

Tarjousten arviointi ja valinta suoritetaan kokonaistaloudellisin perustein. Laadun maksimipisteet 60 pistettä ja kustannustekijöiden maksimisteet 40 pistettä.

Laadullinen pisteytys jakaantui neljään (4) vertailtavaan osaan. Projektipäällikkö maksimipisteet 15 pistettä, muun henkilöstön osalta maksimisteet 15 pistettä ja yrityksen erityisosaaminen ja referenssit maksimipisteet 10 pistettä. Toiminta ja laatusuunnitelman painoarvon maksimipisteet 20 pistettä, joka jakaantui siten, että toimintakuvauksen maksimisteet 10 pistettä ja selvitys laadunvarmistuksen maksimipisteet 10 pistettä.

Vertailuhinta lasketaan viiden (5) eri henkilöryhmään (SKOL 01-05) muodostamasta yhteishinnasta. Yhteishinta muodostuu tuntikohtaisesta yksikköhinnasta sekä paininotetusta tuntimäärästä.

Sopimuskausi on 1.8.2024 - 31.7.2027. Hankintayksikkö varaa itselleen oikeuden jatkaa sopimusta yhdellä optiovuodella (1.8.2027 - 31.7.2028).

Hankintapäätös option käytöstä tehdään kuusi (6) kuukautta ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä.

Kilpailutusvaiheessa hankintaan esitettiin 24 kysymystä, joihin vastattiin määräajan puitteissa (13.3.2024).

Määräaikaan 19.3.2024 klo 15:00 mennessä tarjouksensa jätti 43 konsulttiyritystä. Osa-alueittain laskettuna vertailtavia tarjouksia jätettiin 95 kappaletta.

Tarjousten vertailu arvioitiin asiantuntijaryhmän kesken. Tarjousten vertailu suoritettiin kaksikuorin menettelynä, jossa ensin arvioitiin laadullinen osuus ja tämän jälkeen avattiin hinnat.

Kaikki saapuneet tarjoukset hyväksyttiin tarjousvertailuun.

Alla olevassa taulukossa on kirjattu kolme (3) eniten pisteitä saanutta tarjoajaa osa-alueittain ja etuisuus järjestyksessä. Suluissa vertailussa olleiden tarjousten lukumäärä.

1 osa-alue Kunnallistekniset palvelut, Tiesuunnittelutehtävät (7 tarjousta)

2. osa-alue Kunnallistekniset palvelut, Kunnallistekniikan suunnittelutehtävät (vesi ja viemäri) (6 tarjousta)

3 osa-alue Valvontapalvelut, Rakennustekniset valvontapalvelut (10 tarjousta)

4 osa-alue Valvontapalvelut, Sähkötekniset valvontapalvelut (6 tarjousta)

5 osa-alue Valvontapalvelut, LVI-tekniset valvontapalvelut (7 tarjousta)

6 osa-alue Rakennus- ja talotekniset suunnittelupalvelut, Pää- ja arkkitehtisuunnittelu (11 tarjousta)

7 osa-alue Rakennus- ja talotekniset suunnittelupalvelut, Rakennesuunnittelu (8 tarjousta)

8 osa-alue Rakennus- ja talotekniset suunnittelupalvelut, Talotekninen suunnittelu (Sähkö) (8 tarjousta)

9 osa-alue Rakennus- ja talotekniset suunnittelupalvelut, Talotekninen suunnittelu (LVI) (8 tarjousta)

10 osa-alue Rakennus- ja talotekniset suunnittelupalvelut, Talotekninen suunnittelu, automaatiosuunnittelu (6 tarjousta)

11 osa-alue Rakennus- ja talotekniset suunnittelupalvelut, Sisäilma- ja kuntotutkimukset (11 tarjousta)

12 osa-alue Maankäytön suunnittelupalvelut, Asema- ja yleiskaavoituksen suunnittelutehtävät (9 tarjousta)

13 osa-alue Maankäytön suunnittelupalvelut, Maastomittauspalvelut (4 tarjousta)

Tarjousten vertailutaulukot jaetaan esityslistan oheismateriaalina.

Kaupunginjohtajan esitys Kaupunginhallitus päättää:

1) valita Yksilöimättömät suunnittelu- ja konsulttipalvelut palveluntuottajiksi esittelytekstissä mainitut konsulttiyritykset osa-alueittain ja etusijajärjestyksessä sekä laatia näiden kanssa puitesopimukset, jotka allekirjoittaa tekninen johtaja

2) sopimus astuu voimaan 1.8.2024 ja on voimassa 31.7.2027 saakka

3) hankintapäätös option käytöstä tehdään kuusi (6) kuukautta ennen varsinaisen sopimuskauden päättymistä.

 Mirka Väyrynen ilmoitti esteellisyytensä (intressijäävi) ja poistui asian               käsittelyn ajaksi.

Päätös Hyväksyttiin esityksen mukaisesti.


Asiaa esitteli tekninen johtaja Janne Karhu.

Jakelu Tarjouksen jättäneet

KH 28.05.2024 § 173  

2965/02.08.00/2024  

Valmistelija Tekninen johtaja Janne Karhu, p. 040 544 3219

Tarjouskilpailuun osallistuneelta on saapunut 7.5.2024 seuraavansisältöinen hankintaoikaisuvaatimus:

Hankintaoikaisupyyntö koskien 12. Maankäytön suunnittelupalvelut, Asema- ja yleiskaavoituksen suunnittelutehtävät.

Laatupisteytyksessä kaikille tarjoajille on annettu maksimipisteet laadusta, jolloin vertailu on muuttunut pelkäksi hintavertailuksi 40-60 hinta-laatu- vertailun sijaan. Kilpailutuksen mukaan laadun piti siis olla hintaa merkittävämpi valintatekijä, ja konsulteilta pyydettiin paljon työtä vaativaa laatuarviointiaineistoa tätä vertailua varten.

Esimerkki syistä joiden perusteella tehty laatuarviointi epäilyttää: Tarjousten arvioinperusteiden mukaisesti yrityksen referenssit arvioidaan viimeisten viiden vuoden ajalta. Esimerkiksi osa-alueen 12 kilpailutuksessa 1.sijalle tulleella yrityksellä ei kuitenkaan julkisista lähteistä saatavilla olevien liikevaihtotietojen perusteella ole ollut ammattimaista toimintaa viimeisten viiden vuoden aikana, liikevaihdon ollessa korkeimmillaankin vain 8 000€ -17 000€ vuodessa. Kuinka yrityksen referensseistä viimeisten viiden vuoden ajalta on tälllöin voinut saada maksimipisteet?

Pyydämme oikaisua kohtaa 12 koskeviin yritysten laatuarviointeihin siten että laatu arvioidaan kilpailutuskriteerien mukaisesti.

Liitteinä laatuarviointia koskevia otteita kilpailutusaineistosta.

Vastaus oikaisuvaatimukseen:

Hankintalain 113 §:n 1 momentin mukaan tarjouspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja laadittava siten, että sen perusteella voidaan antaa keskenään vertailukelpoisia tarjouksia.

Hankintalain 115 §:n 1 momentin mukaan tarjouksista on valittava kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisesti edullisin on tarjous, joka on hankintayksikön kannalta hinnaltaan halvin, kustannuksiltaan edullisin tai hinta-laatusuhteeltaan paras. Hinta-laatusuhteen arvioinnissa käytettävien vertailuperusteiden tulee liittyä hankinnan kohteeseen ja mahdollistaa tarjousten puolueeton arviointi.

Hankintalain 93 §:n 2 momentista ilmenevän periaatteen mukaan hankintayksikkö voi asettaa hinta-laatusuhteen vertailuperusteita, jotka liittyvät laadullisiin, yhteiskunnallisiin, ympäristö- tai sosiaalisiin näkökohtiin tai innovatiivisiin ominaisuuksiin. Hankintayksikkö voi ottaa huomioon myös hankintasopimuksen toteutukseen osoitetun henkilöstön pätevyyden ja kokemuksen sekä henkilöstön organisoinnin, jos osoitetun henkilöstön laadulla voi olla merkittävä vaikutus hankintasopimuksen toteuttamisessa.

Hankintalain 93 §:n 5 momentista ilmenevän periaatteen mukaan vertailuperusteiden on liityttävä hankinnan kohteeseen mainitun lain 94 §:n mukaisesti, ne eivät saa antaa hankintayksikölle rajoittamatonta valinnanvapautta ja niiden on oltava syrjimättömiä ja varmistettava todellisen kilpailun mahdollisuus. Hankintayksikön on asetettava vertailuperusteet siten, että tarjoaja pystyy todentamaan niihin perustuvat tiedot tarjousten vertailua varten. Epäselvissä tapauksissa hankintayksikön on tosiasiallisesti tarkistettava tarjoajien antamien tietojen ja näytön paikkansapitävyys.

Hankintayksiköllä on harkintavaltaa kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteiden määrittämisessä. Hankintayksiköllä on myös harkintavaltaa sen suhteen, miten se määrittelee vertailuperusteiden vertailutavan ja mitä seikkoja se haluaa vertailussa painottaa. Vertailuperusteiden tulee kuitenkin liittyä hankinnan kohteeseen ja olla luonteeltaan syrjimättömiä. Hankintamenettelyn avoimuus edellyttää, että tarjoajat tietävät jo tarjouksia laatiessaan, millä seikoilla on merkitystä tarjouskilpailua ratkaistaessa. Vertailuperusteet on ilmoitettava tarjouspyynnössä riittävän täsmällisesti siten, että tarjouspyyntö tuottaa yhteismitallisia ja vertailukelpoisia tarjouksia. Vastuu mahdollisista tarjouspyynnön epäselvyyksistä ja tulkinnanvaraisuuksista on lähtökohtaisesti hankintayksiköllä.

Tarjousaikana ei ole esitetty lisäkysymyksiä tai muutoin ilmennyt, että tarjousten vertailuperusteissa olisi epäselvyyttä, joihin ei tarjousaikana olisi litsätietokysymyksien osalta vastattu.

Tarjousten laatua on arvioitu käyttäen absoluuttista arviointipisteytystä tarjouspyynnössä ilmoitettujen kriteerien osalta, jolloin tarjoajan saama pistemäärä on sama kuin arvioinnissa on annettu. Arviointi on hankintayksikön subjektiivinen arvio tarjoajan kyvykkyydestä. Arviointi on tehty tarjoajan toimittamien aineistojen perusteella.

Annetut pisteet on suhteutettu tilaajan arvioimaan tarkoituksenmukaiseen osaamis- ja laatutasoon, jota tarjoajalta edellytetään toimeksiantojen suorittamiseksi.

Hankintakohdassa tehdyssä laatuarvioinnissa kaikki tarjoajat on todettu aineiston perusteella riittävän kyvykkäiksi ja osaaviksi saamaan täydet pisteet laatuarvioinnissa. Hankintayksikkö ei ole todennut laatuarvioinnissa tarpeelliseksi pisteyttää erikseen arvioidun vaatimustason ylittävää laatua.

Tarjouksen osa-alueen 12. 1. sijalle tulleen yrityksen referenssit, henkilöstöreferenssit sekä yrityksen taloustiedot on tarkastettu uudelleen oikaisuvaatimuksen käisttelyn yhteydessä. Yritykseltä on saatu kirjanpitäjän allekirjoittamat tuloslaskelmat ja tase vuodelta 2023 sekä alkuvuodelta 2024, jotka osoittavat yrityksen tosiasiallista liikevaihtoa suhteessa referensseissä ilmoitettuihin toimeksiantoihin. Tiedoissa ei ole ilmennyt puutteita tai ristiriitaa.

Selvityksen perusteella hankintayksikkö toteaa että tarjousten käsittelyssä tai tarjouksissa ei ole ilmennyt seikkoja joiden perusteella tehtyä tarjousvertailua tai hankintapäätöstä olisi tarpeen muuttaa.

Kaupunginjohtajan esitys Kaupunginhallitus hylkää oikaisuvaatimuksen.
Perustelut: Tarjousten laatuvertailu on tehty tarjouspyynnössä ilmoitettujen arviointiperusteiden mukaisesti, eikä niiden perusteella tehdyissä arvioinneissa ole ilmennyt merkittävää laatueroa, joka olisi johtanut pisteiden vähentämiseen ja pisteytyseroihin tarjoajien välillä, suhteessa hankintayksikön asettamaan vaatimustasoon.

Päätös Hyväksyttiin esityksen mukaisesti.


Mirka Väyrynen ilmoitti esteellisyytensä (intressijäävi) ja poistui asian käsittelyn ajaksi.

Asiaa esitteli tekninen johtaja Janne Karhu.

Jakelu Hakintaoikaisun tekijä