Kaupunginhallitus
Esityslista 17.06.2025/Asianro 9

KH 17.06.2025     

4260/00.00.01/2025  

Valmistelija Kaupunginjohtaja Tomi Timonen, p. 050 454 8230

Kesäkuun alusta 2025 voimaan tulleen uuden hallintosäännön V-Osassa säännellään laajasti päätöksenteko- ja hallintomenettelyä muiden toimielinten kuin valtuuston osalta. Edellisessä luvussa määrätään valtuuston kokousmenettelyistä, joista osaa sovelletaan myös muiden toimielinten kohdalla. Merkittäviltä osin kaupunginhallituksen kokousten toimintatapa- ja menettely on hallintosäännössä säänneltyä, mutta etenkin kokouksien ajankohdan ja pitotavan osalta on tarkoituksenmukaista tehdä päätös, jota pääsääntöisesti noudatetaan. Tämä on tärkeää riittävän ajoissa tehtävien kalenterivarauksien ja ennakkovalmistautumisen vuoksi.

Hallintosääntö:

”135 § Kokousaika-, tapa- ja -paikka

Puheenjohtaja päättää kokouksen ajan ja järjestämistavan (varsinainen kokous, sähköinen kokous, sähköinen päätöksentekomenettely). Varsinaisen kokouksen (läsnäolokokouksen) paikasta päättää toimielimen esittelijä.

Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan.

Puheenjohtaja voi perustellusta syystä peruuttaa kokouksen.”

Juuri päättyneellä valtuustokaudella kaupunginhallituksen kokouksien kesto on pidentynyt muun muassa kokouksen alussa olevien lisääntyneiden esittelyjen vuoksi. Talouden sopeuttamiseen liittyvät toimet ovat vaatineet paljon kokousaikaa. Sopeuttaminen jatkuu alkaneellakin valtuustokaudella. Koronapandemian myötä siirryttiin joksikin aikaa kokonaan etäkokouksiin. Myös taloussyistä on käytetty laajasti edelleen etä- ja hybridikokous-mahdollisuuksia. Myös kaupunginhallituksen kokoukset on järjestetty päättyneellä kaudella hybridikokouksina.

Seuraavassa on tekoälyavusteisesti suoritettu kokousten pitotavan arviointia:

Läsnäolokokouksien etuja:

1. Syvempi vuorovaikutus ja luottamuksen rakentaminen

Läsnäolokokoukset mahdollistavat spontaanin keskustelun, kehonkielen havainnoinnin ja epämuodollisen kanssakäymisen, jotka kaikki tukevat luottamuksen ja yhteishengen rakentumista.

Ihmiset kokevat usein olevansa enemmän läsnä ja sitoutuneita, kun he ovat fyysisesti samassa tilassa.

2. Ideoinnin ja luovuuden tukeminen

Aivoriihityyppiset tilanteet ja luovat prosessit toimivat usein paremmin kasvokkain, koska ideat syntyvät ja kehittyvät vuorovaikutuksessa ja yhteisessä tilassa.

Läsnäolo voi vähentää viiveitä ja teknisiä häiriöitä, jotka voivat estää luontevaa ideointia.

3. Vähemmän väärinymmärryksiä

Kasvokkain tapahtuvassa viestinnässä on helpompi tulkita sävyjä, ilmeitä ja eleitä, mikä vähentää väärinymmärrysten riskiä.

Läsnäolokokouksissa on helpompi keskeyttää kohteliaasti, tarkentaa ja varmistaa ymmärrys.

4. Sitoutuminen ja keskittyminen

Etäkokouksissa osallistujat voivat helposti ajautua tekemään muita asioita (esim. sähköposteja), kun taas läsnäolokokouksissa keskittyminen on usein parempaa.

Läsnäolo tuo myös vastuullisuuden tunnetta: kun ihmiset näkevät toisensa, he kokevat usein suurempaa velvollisuutta osallistua aktiivisesti.

5. Työyhteisön kulttuurin vahvistaminen

Säännölliset läsnäolokokoukset voivat vahvistaa organisaation kulttuuria, lisätä yhteenkuuluvuuden tunnetta ja tukea työntekijöiden hyvinvointia.

Ne tarjoavat myös mahdollisuuden epämuodolliseen vuorovaikutukseen, kuten kahvitaukoihin ja small talkiin, jotka ovat tärkeitä työyhteisön ilmapiirille.

Etä- ja hybridikokousten etuja:

1. Ajan ja kustannusten säästö

Ei matkustamista: Osallistujat voivat liittyä kokoukseen mistä tahansa, mikä säästää aikaa ja matkakuluja.

Nopeampi järjestely: Kokoukset voidaan järjestää lyhyellä varoitusajalla ilman tilavarauksia tai logistisia järjestelyjä.

2. Joustavuus ja saavutettavuus

Mahdollistaa osallistumisen eri paikkakunnilta tai aikavyöhykkeiltä.

Tukee etätyötä ja työn ja muun elämän yhteensovittamista, mikä voi lisätä työtyytyväisyyttä ja hyvinvointia.

3. Yhdenvertaisuus

Hybridikokouksissa voidaan varmistaa, että myös etänä osallistuvat saavat äänen kuuluviin, kun käytetään oikeita välineitä ja pelisääntöjä.

Etäosallistuminen voi madaltaa kynnystä osallistua, erityisesti introverteille tai niille, joilla on esteitä fyysiseen osallistumiseen.

4. Ympäristöystävällisyys

Vähemmän matkustamista tarkoittaa pienempää hiilijalanjälkeä, mikä tukee organisaation vastuullisuustavoitteita.

Yhteenveto: tasapaino on avain

Monissa organisaatioissa paras ratkaisu on tilannekohtainen yhdistelmä:

Läsnäolokokoukset tärkeisiin strategisiin, luoviin tai tiimihenkeä vaativiin tilanteisiin.

Etäkokoukset rutiiniasioihin, tiedotuksiin tai silloin, kun osallistujat ovat hajallaan.

Johtopäätökset Pudasjärven kaupungilla:

Kaupunginhallituksen puheenjohtaja ja kaupunginjohtaja ovat käyneet keskustelun, että kaupunginhallituksen kokousajankohtaa on kokouksien pitkän keston perusteella tarpeen aikaistaa. Lisäksi kaupunginhallituksen kokoukset olisi tarkoituksenmukaista pitää pääsääntöisesti läsnäolokokouksina. Asiasta on keskustelu monissa yhteyksissä ja läsnäolokokouksien myötä kertynyt kokemus tukee käsitystä, että vuorovaikutus osallistujien välillä syvenee, luottamus kasvaa ja sitoutuminen paranee. Poikkeuksista kaupunginhallituksen kokouksien pitotapaan ja ajankohtaan sovitaan tarvittaessa erikseen.

Läsnäolokokouksien myötä matkakuluja, kokoustarjoiluja ja ansionmenetyskorvauksia aiheutunee luottamushenkilöille aiempaa enemmän, mutta viranhaltijoille maksetaan vastaavasti kokouspalkkioita nykyistä vähemmän aiemmin alkavien kokouksien vuoksi (maksetaan kokouspalkkio vain virka-ajan ylittävältä osalta). Vaikutukset voivat osittain kumota toisensa. Kustannusvaikutusten arviointia esitellään tarkemmin kokouksessa.

Kaupunginjohtajan esitys Kaupunginhallitus päättää, että;
1) kaupunginhallituksen kokoukset pidetään pääsääntöisesti kuukauden joka 2. ja 4. tiistai, paitsi kokoustauko on heinäkuussa;
2) kokoukset alkavat klo 13
3) kokoukset pidetään pääsääntöisesti läsnäolokokouksina Pirtin kokoustiloissa, ellei erikseen muuta sovita.

Päätös  

Jakelu