Valtuusto
Pöytäkirja 20.06.2022/Pykälä 46

KH 29.03.2022 § 479 

Valmistelija Hallintojohtaja Seija Turpeinen, puh. 0400 949 620.

Oulunkaaren kuntayhtymän kuntapalvelutoimisto tuottaa jäsenkunnille talous-, henkilöstö- ja tietopalvelut. Laki hyvinvointialueiden perustamisesta tuli voimaan 1.7.2021. Hyvinvointialueen vastuulle siirtyvät 1.1.2023 kuntien ja sairaanhoitopiirin vastuulla olevat sosiaali- ja terveydenhuollon palvelut ja pelastustoimen palvelut. Oulunkaaren toiminnasta suurin osa siirtyy 1.1.2023 alkaen hyvinvointialueille.

6.11.2020 omistajaohjauksen neuvottelukunta otti vuoden 2021 tavoitteisiin kuntapalvelutoimiston tulevaisuuden mallin hahmotuksen ilman sotea ja linjasi lisäksi toteuttamaan se ostopalveluna. Jäsenkunnille tuotettavien palvelujen järjestämistä on suunniteltu keväästä 2021. Asiantuntijapalvelu on ostettu Sofigate Oy:ltä. Selvityksen loppuraportti valmistui 29.11.2021 ja loppuraportin lisäliite 22.12.2021.

Omistajaohjauksen neuvottelukunta linjasi 14.1.2022, että käynnistetään neuvottelumenettely inhouse-yhtiöiden kanssa TaHe-palveluiden osalta Kuntien Hetapalvelut Oy, Monetra Oulu Oy ja Sarastia Oy sekä ICT-palvelujen osalta LapIt Oy ja Tiera Oy. Neuvotteluihin osallistuvat kuntien hallintojohtajat, Utajärven palvelujohtaja ja Oulunkaaren hallintojohtaja sekä kuntapalvelutoimiston esihenkilöt.

Hankintayksikön ei tarvitse kilpailuttaa hankintojaan lainsäädännön mukaisesti, mikäli se tekee hankinnan hankintalaissa tarkoitetusta sidosyksiköltään, vaikka sopimus täyttäisikin hankintalain mukaiset hankintasopimuksen tunnusmerkit. Sidosyksikköhankinta on eräs merkittävimmistä soveltamisalapoikkeuksista hankintalainsäädännössä. Sidosyksikköhankinnasta käytetään myös usein nimitystä in-house hankinta.

Ohjausryhmässä 15.3.2022

• linjattiin, että ainakin vuosi 2023 jatketaan nykyisillä talous- ja henkilöstöhallinnon ohjelmistoilta ja toimittajan uusin järjestelmiin siirtymisestä kukin kunta tekee oman päätöksen
• tarjouspyyntöön kirjataan ehto liikkeenluovutuksesta
• käytiin keskustelua, pyydetäänkö tarjouspyyntö kaikille kunnille yhteisesti vai kunnittain

Yhteisen toimijan edut:

• Yhteistyöllä Oulunkaaren kuntien vaikutusmahdollisuus palveluihin ja niiden kehittämisen ohjaukseen kasvaa Käyttöönottoprojektin kulut ja riskit ovat huomattavasti pienempiä kuin tehtäessä useita päällekkäisiä käyttöönottoprojekteja.
• Yhteistyöllä Oulunkaaren kuntien vaikutusmahdollisuus palveluihin ja niiden kehittämisen ohjaukseen kasvaa Käyttöönottoprojektin kulut ja riskit ovat huomattavasti pienempiä kuin tehtäessä useita päällekkäisiä käyttöönottoprojekteja.
• Yhdeltä toimittajalta hankittu Oulunkaaren kuntien yhteinen ICT-ympäristö mahdollistaa tehokkaan yhteistyön myös toimialojen ja kunnan palveluiden sähköistämiselle ja digitalisoinnille.
• Oulunkaaren kuntien yhteinen toimittaja mahdollistaa kaikille kunnille tehokkaammat palvelut ja edullisemmat hinnat esimerkiksi tehokkaamman konesalin käytön ja suurempien kokonaisvolyymien avulla

Johtotiimissä 23.3.2022 tuli esille, että jokainen osallistujakunta tekisi linjauspäätöksen hankintalain mukaiseen sidonnaisyksikköhankintaan.

Kaupunginjohtajan esitys Pudasjärven kaupunki päättää, että Oulunkaaren kuntayhtymän kuntapalvelutoimiston tuottamien tukipalvelujen siirtoa in house -toimijoille valmistellaan omistajaohjauksen neuvottelukunnassa linjatulla tavalla. Tavoitteena on, että kaikki Oulunkaaren jäsenkunnat päättävät yhteisillä tarjouspyynnöillä tahe- ja ict-palvelutuottajien valinnasta,  jolloin pykälätekstissä mainitut yhteisten käyttöönottoprojektien toiminnalliset ja taloudelliset hyödyt voidaan saavuttaa. Varsinainen palveluhankinta ja sen laajuus päätetään jokaisessa kunnassa myöhemmin erikseen.

Päätös Kaupunginhallitus hyväksyi esityksen yksimielisesti.

KH 14.06.2022    

Valmistelija Hallintojohtaja Seija Turpeinen, puh. 0400 949 620.

Oulunkaaren jäsenkunnat ovat kilpailuttaneet sidosyksikköhankinta (in-house) menettelyn mukaisesti ict-palvelut toukokuussa 2022. Hankintaneuvotteluiden tavoitteena oli varmistaa, että hankintayksiköllä on ymmärrys parhaista markkinoilla olevista in-house toimijoista ja heidän edustamistaan palveluistaan.

Siirtyvän henkilöstön työnantaja on Oulunkaaren kuntayhtymä. Kuntayhtymä on käynyt asiasta useita yhteistoimintaneuvotteluja Oulunkaaren henkilöstöedustajien kanssa.

Tarjouspyynnössä esitetyt tavoitteet palveluille:

• Palvelut tulee toimittaa ns. kokonaispalveluna eli palvelun tulee sisältää tarvittavat järjestelmät, niihin liittyvät integraatiot ja keskeiset työtehtävät.
• Ensiarvoisen tärkeänä pidetään myös tarjottavien palveluiden tarkkaa kuvaamista vastuiden ja tehtävien osalta niin, että tarjouksesta selviää yksiselitteisesti, mitkä tehtävät tulevat kunnan vastuulle ja mistä tehtävistä tarjoaja vastaa.
• Palveluissa tulee hyödyntää tehokkaasti moderneja teknologioita ja prosesseja, joilla taataan palvelun korkea käytettävyys, laatu ja kustannustehokkuus.
• Teknologiaratkaisujen ja rajapintojen tulee pohjautua mahdollisimman pitkälti yleisesti käytössä oleviin ja avoimiin teknologioihin ja rajapintoihin.

Tavoitetilassa

In-house toimittaja tuottaa Oulunkaaren jäsenkuntien loppukäyttäjä- ja kapasiteettipalvelut.

Tarjousten vertailussa painotetaan laatua 40 % ja hintaa 60 %. Laatu arvioidaan seuraavilla kriteereillä:

1. Palvelunhallinta (Tiketöinti) ja palvelutasot

2. Yhteistoimintamalli

3. Sopimusehtojen tarkoituksenmukaisuus hankintayksikölle

4. Kehitystiekartta

5. Käyttöönottoprojektin aikataulu ja laatu

6. Tarjottujen palveluiden vastaavuus Nyky- ja tavoitetilan linjauksiin

Vertailuhinta on kokonaishinta, joka muodostui palvelun hinnasta ja käyttöönottoprojektihinnasta koko kuuden vuoden elinkaaren ajalle.

ICT-palvelujen tarjouspyyntö on lähetetty LapIt Oy:lle ja Tiera Oy:lle. Tarjousten määräaikaan 31.5.2022 mennessä, tarjouksen jättivät LapIt Oy ja Tiera Oy. Asiantuntijana kilpailuttamisessa on ollut Sofigate Oy. ICT- ohjausryhmänä on toiminut kuntien hallintojohtoa, kuntien nimeämät jäsenet ja Oulunkaaren kuntapalvelutoimiston ICT-esihenkilöt. 

Tarjousvertailun perusteella eniten pisteitä sai LapIt Oy:n tarjous. LapIt Oy:n tarjous todettiin laatuvertailussa ja 72 kuukauden elinkaarihinnaltaan kokonaistaloudellisesti edullisemmaksi.

Pudasjärven kaupunki ei omista  LapIt Oy:n osakkeita, joten kaupungin on hankittava yhtiön osakkeita. LapIt Oy:n osakkeen vahvistettu hinta on 9375 €.

Kaupunginjohtajan esitys Kaupunginhallitus päättää ja esittää edelleen kaupunginvaltuuston hyväksyttäväksi, että
1. ICT tukipalvelut hankitaan 1.1.2023 alkaen LapIt Oy:ltä
2. LapIt Oy:n kanssa solmitaan tarvittavat sopimukset ICT tukipalveluiden tuottamisesta.
3. Valtuuttaa viranhaltijat valmistelemaan ja hyväksymään tarvittavat sopimukset
4. Valtuuttaa viranhaltijat valmistelemaan tarvittavat sopimukset nykyisten ICT-hallinnon tietojärjestelmäpalveluiden toimittajien kanssa sekä käynnistämään siirtoprojektin LapIt Oy:lle.
5. todeta, että Oulunkaaren kuntayhtymässä käydään asianmukaiset yhteistoimintaneuvottelut siirtyvän henkilöstön liikkeen luovutuksesta ennen sopimusten allekirjoittamista.
6. Pudasjärven kaupunki hankkii yhden  (1) LapIt Oy:n osakkeen hintaan 9375 €.

Päätös  Kaupunginhallitus hyväksyi esityksen yksimielisesti. Valtuusto hyväksyi esityksen yksimielisesti.Valtuusto hyväksyi esityksen yksimielisesti.

VALT 20.06.2022 § 46  

629/00.01.01.01/2022  

Kaupunginhallituksen esitys
Valtuusto päättää, että
1. ICT tukipalvelut hankitaan 1.1.2023 alkaen LapIt Oy:ltä
2. LapIt Oy:n kanssa solmitaan tarvittavat sopimukset ICT tukipalveluiden tuottamisesta.
3. Valtuuttaa viranhaltijat valmistelemaan ja hyväksymään tarvittavat sopimukset
4. valtuuttaa viranhaltijat valmistelemaan tarvittavat sopimukset nykyisten ICT-hallinnon tietojärjestelmäpalveluiden toimittajien kanssa sekä käynnistämään siirtoprojektin LapIt Oy:lle.
5. todeta, että Oulunkaaren kuntayhtymässä käydään asianmukaiset yhteistoimintaneuvottelut siirtyvän henkilöstön liikkeen luovutuksesta ennen sopimusten allekirjoittamista.
6. Pudasjärven kaupunki hankkii yhden  (1) LapIt Oy:n osakkeen hintaan 9375 €.

Päätös Valtuusto hyväksyi esityksen yksimielisesti.