Kaupunginhallitus
Pöytäkirja 08.11.2022/Pykälä 359

KH 08.11.2022 § 359  

1291/07.01.02.00/2022  

Valmistelija Tiedonhallintasihteeri Juha Hagelberg, puh. 040 198 4604 ja hallintosihteeri Mirja Moilanen, puh. 040 740 2550.

Kaupunginhallitus on hyväksynyt 9.6.2020 §194 sähköisen arkistoinnin hankinnan ja vahvistanut tiedonohjaussuunnitelman (TOS) käyttöönoton sähköisen arkistoinnin pohjaksi.

Tiedonohjaussuunnitelma on sähköinen arkistonmuodostussuunnitelma, joka integroidaan asianhallintajärjestelmään ja sähköisen arkistoinnin tietojärjestelmään asiakirjojen metatietojen määrittämiseksi.

Tiedonohjaussuunnitelma on kuntakohtainen ja se on laadittu yhteistyössä asiakirjahallinnon ja toimialakohtaiset prosessit tuntevan henkilöstön kanssa. Tiedonohjaussuunnitelman rakenne perustuu Kuntien yhteiseen tehtäväluokitukseen, joka on luettelo kunnan lakisääteisistä tehtävistä sekä tuki- ja ylläpitotehtävistä.

Tiedonohjaussuunnitelmaa pidetään ajan tasalla seuraamalla tehtävissä ja toimintaprosesseissa sekä työmenetelmissä tapahtuvaa kehitystä ja merkitsemällä suunnitelmaan niihin liittyvien tietojen ja asiakirjojen käsittelyssä sekä arkistonmuodostuksessa tapahtuneet muutokset.

Pudasjärven kaupungin hallintosäännön mukaan kaupunginhallitus vastaa siitä, että tiedonhallintalain 4.2 §:n vastuut, käytännöt ja valvonta on määritelty kunnassa. Osana vastuuta kaupunginhallitus päättää tiedonohjaussuunnitelman (AMS, TOS) yleisistä periaatteista (sisältö, laadinnan vastuut, vahvistaminen käyttöön, valvonta ja seuranta).

Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohjeen päivittäminen on vielä kesken, joten se tullaan hyväksymään erikseen vuoden 2023 aikana.

Tiedonohjaussuunnitelma tehtäväluokittain on liitteenä 2.

Kaupunginjohtajan esitys Kaupunginhallitus päättää
1) hyväksyä Pudasjärven kaupungin tiedonohjaussuunnitelman (liite 2);
2) valtuuttaa hallintojohtajan hyväksymään tiedonohjaussuunnitelmaan päivityksiä ja mahdollisia tarvittavia muutoksia;
3) hyväksyä sähköisen arkiston käyttöönotto.

Päätös Kaupunginhallitus hyväksyi esityksen yksimielisesti.